Las personas naturales que tengan trabajadores a su cargo y pretendan solicitar como costo o deducción los pagos laborales en la declaración de renta del año gravable 2025 deben revisar el soporte de nómina electrónica.
De acuerdo con el Concepto DIAN 010193 Int. 831 de 2026, la generación y transmisión extemporánea del documento soporte de pago de nómina electrónica —DSNE— no impide, por sí sola, el reconocimiento fiscal de los costos y deducciones laborales en el periodo gravable en que se causaron o realizaron los pagos.
La DIAN precisó expresamente lo siguiente:
“En consecuencia, la circunstancia de que el DSNE no haya sido generado o transmitido antes de la presentación de la declaración del impuesto sobre la renta no constituye, por sí misma, una condición sustancial que impida el reconocimiento fiscal del costo o deducción laboral en el periodo gravable en que se causó o realizó el pago. Lo determinante, para estos efectos, es que se acredite la existencia de la relación laboral o legal y reglamentaria, la realización del pago o abono en cuenta, y los demás requisitos sustanciales exigidos para su procedencia y su correspondencia con el periodo gravable en el cual se solicita el reconocimiento fiscal.”
Esto significa que, si una persona natural empleadora causó o realizó pagos laborales durante el año gravable 2025, la transmisión extemporánea del DSNE no debería llevar automáticamente al rechazo del costo o deducción.
Sin embargo, esta doctrina no permite omitir el documento soporte de nómina electrónica ni desconocer los plazos de transmisión. Lo que señala la DIAN es que debe privilegiarse la realidad económica de la operación, siempre que el contribuyente pueda probar la existencia del vínculo laboral, el pago o abono en cuenta, la correspondencia con el periodo gravable y el cumplimiento de los requisitos sustanciales.
La DIAN fundamentó esta interpretación en el parágrafo 2 del artículo 771-2 del Estatuto Tributario, según el cual los costos y deducciones efectivamente realizados durante el año gravable pueden aceptarse fiscalmente aunque el documento soporte tenga fecha del año siguiente, siempre que se acredite la realidad de la operación.
También debe tenerse presente que el documento soporte de pago de nómina electrónica debe generarse de forma mensual y transmitirse a la DIAN dentro de los diez primeros días del mes siguiente al cual corresponda el pago o abono en cuenta, conforme a la Resolución DIAN 000227 de 2025
Por tanto, para efectos de la declaración de renta de personas naturales del año gravable 2025, la nómina electrónica extemporánea no impide automáticamente la deducción de pagos laborales, pero el contribuyente debe contar con pruebas suficientes que acrediten la realidad del gasto y la procedencia fiscal de la deducción.
Fuente: Concepto DIAN 010193 Int. 831 del 1 de junio de 2026; Concepto DIAN 011042 Int. 1239 de 2024; artículo 771-2 del Estatuto Tributario; Resolución DIAN 000227 de 2025.
