RC26128 -NO PRACTICÓ RETENCIÓN EN LA FUENTE: LA DIAN ADVIERTE QUE PUEDE PERDER EL COSTO O LA DEDUCCIÓN

Omitir una retención puede implicar más que pagar después el valor no retenido, los intereses y la sanción: según la doctrina reciente de la DIAN, el desembolso también puede perderse como costo o deducción. Antes de cerrar la declaración del año gravable 2025 conviene auditar los pagos sujetos a retención y sus soportes de consignación.

El Concepto DIAN 012386, interno 1286, del 21 de julio de 2026, publicado el 24 de julio, confirmó el Concepto DIAN 000304, interno 0106, del 23 de enero de 2024. Concluyó que, si existía el deber de retener y el agente no lo cumplió, el pago no puede tratarse como costo o deducción. También revocó el Concepto DIAN 0117655 del 4 de diciembre de 2000, que sostenía una tesis distinta.

La DIAN se apoyó en el artículo 177 del Estatuto Tributario, que niega costos o deducciones cuando se incumple la obligación del artículo 632 del Estatuto Tributario. El numeral 3 del artículo 632 del Estatuto Tributario exige conservar la prueba de consignación de las retenciones practicadas. En general, debe guardarse durante la firmeza de la declaración, según el artículo 46 de la Ley 962 de 2005, modificado por el artículo 304 de la Ley 1819 de 2016.

Para la entidad, quien deba exhibir la prueba de consignación tuvo que practicar la retención exigida. Admitir el costo a quien nunca retuvo, pero rechazarlo a quien retuvo y perdió el soporte, produciría —según el concepto— un trato desigual. La factura y la realidad del servicio no bastarían para superar esta limitación específica.

La regla exige primero una obligación concreta de retener. El artículo 375 del Estatuto Tributario se refiere al agente que interviene en una operación expresamente sometida a retención. Deben verificarse la calidad de agente, el concepto y momento del pago o abono en cuenta, la base, la tarifa, el beneficiario, las excepciones y, en operaciones internacionales, la fuente del ingreso y los convenios aplicables.

Esta delimitación tiene respaldo jurisprudencial en un contexto específico. El Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Cuarta, sentencia del 19 de mayo de 2011, radicación 41001-23-31-000-2004-01239-01 (17252), consejero ponente Hugo Fernando Bastidas Bárcenas, concluyó en el caso Alpevisión S. A. que no procedía rechazar pagos al exterior por falta de prueba de retención cuando el ingreso no estaba gravado en Colombia y, por ello, no existía el deber de retener.

Deben conciliarse los auxiliares de gastos y proveedores con las declaraciones de retención, recibos de pago, certificados, facturas o documentos soporte y comprobantes contables. El artículo 370 del Estatuto Tributario responsabiliza al agente por la suma no retenida, sin perjuicio de su derecho de reembolso; las sanciones del agente son de su exclusiva responsabilidad.

El concepto no aclara si una corrección y consignación extemporáneas, realizadas antes de declarar renta o de recibir un requerimiento, subsanan la procedencia del costo. Por prudencia, la omisión debe corregirse oportunamente con sus sanciones e intereses y conservarse la trazabilidad. No debe prometerse que ese saneamiento elimina por sí solo el riesgo de rechazo.

Desde un análisis propio, la interpretación es discutible: el numeral 3 del artículo 632 del Estatuto Tributario habla de retenciones «practicadas» y regula conservación probatoria, mientras la DIAN deriva una condición general de deducibilidad. Sin embargo, el artículo 131 de la Ley 2010 de 2019 obliga a los empleados de la DIAN a seguir la interpretación oficial, aunque el contribuyente puede sustentar su actuación en la ley ante la Administración y la jurisdicción.

En conclusión, el control preventivo es indispensable. Determine si la retención era jurídicamente exigible; si lo era, compruebe que fue practicada, declarada, pagada y soportada. Si falta un paso, corrija y documente el análisis, porque la discusión también compromete el costo o la deducción en renta.

Fuente: Artículos 177, 370, 375 y 632 del Estatuto Tributario; artículo 46 de la Ley 962 de 2005; artículo 131 de la Ley 2010 de 2019; conceptos DIAN 012386, interno 1286, del 21 de julio de 2026; Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Cuarta, sentencia del 19 de mayo de 2011, radicación 41001-23-31-000-2004-01239-01 (17252), consejero ponente Hugo Fernando Bastidas Bárcenas.